„Ja vo svojom úseku žiadne porady nerobím. Keď chcem so svojimi ľuďmi prebrať dôležité veci, tak za nimi zájdem, alebo si ich pozvem do kancelárie.“ Povedal mi finančný riaditeľ dcérskej spoločnosti zahraničnej firmy.
„Na porady, ktoré organizuje vedenie spoločnosti samozrejme chodím, ale často je to iba zbytočná strata času. Vždy sa tam nájde niekto, kto sa začne vykecávať a niet sily, ktorá by ho zastavila.
Ako je to možné, že môj úsek funguje bez formálnych porád? Nejako sme organicky k tomu dorástli. Úsek som prevzal s malým tímom ľudí, vychoval som si vedúcu, nabral ďalších ľudí. Je ale pravda, že sme malý 5 členný tím.“Porady sú boľavým miestom v mnohých spoločnostiach. Často sú pridlhé a nezaujímavé. A to je preto, že sa na nesprávnom type porád preberajú nesprávne témy a naviac chýba manažment času. Pritom sú porady miestom, kde sa rozhoduje o veľmi dôležitých veciach v živote firmy i jej zamestnancov.
.
Ako zvýšiť efektivitu porád? Je treba si urobiť jasno, aké typy porád vaša spoločnosť a váš tím potrebuje a tiež naučiť ľudí, aby na jednotlivých typoch porád preberali témy, na ktoré je ta porada určená.
Aké sú typy porád:
1. Denné aktuality (ranné správy), maximálne 10 minút.
Keď si ráno zapnete rádio, tak za 60 sekúnd sa dozviete to najdôležitejšie, čo sa deje vo svete. Tímové ranné správy slúžia na to isté – aby sa členovia tímu informovali o tom najdôležitejšom, čo robili včera a čo chcú robiť dnes. Každý člen tímu má na to 60 sekúnd. Pri desiatich členoch tímu porada trvá maximálne 10 minút a všetci sú informovaní o tom najdôležitejšom
2. Týždenné porady, 45 – 90 minút.
Týždenné správy. Každý účastník má 60 sekúnd, aby povedal 2 – 3 priority, ktorými sa bude tento týždeň zaoberať. Účastníci sa tak dozvedia, čo sa v tíme (firme) deje a ľahšie odhalia slabé miesta, alebo problémy vyžadujúce okamžité riešenie.
Druhá časť porady je kontrola ukazovateľov. Ukazovatele sú údaje, ktoré nás informujú, ako si tím (firma) stojíme pri naplňovaní našich plánov. Čas na kontrolu ukazovateľov: 5 -10 minút.
Aké ukazovatele máte ako tím sledovať? To je zadanie pre zvláštnu poradu, na ktorej si to s tímom určíte.
Pri týždenných správach a kontrole ukazovateľov vyplávajú témy, ktoré je treba aktuálne riešiť a nepotrebujeme na to dôkladnejšiu prípravu, ani veľa času.
3. Mesačné strategické porady
Najzaujímavejšia a najdôležitejšia porada. Detailný rozbor dôležitých otázok a závažné rozhodnutia. Preberajú sa na nej témy, ktoré vyplávali na týždenných poradách a ktoré vyžadujú dôkladnú prípravu podkladov na rozhodovanie. Na prerokovanie jednej témy sa počíta s časom 2 hodiny.
Strategickú poradu môžeme zvolať aj ad hoc, ak vyvstane potreba na týždennej porade, alebo pri ranných správach.
4. Kvartálne porady
Hodnotenie obchodnej stratégie, fungovania tímu i jednotlivcov, hodnotenie situácie na trhu.
5. Ročné hodnotiace porady
Hodnotenie uplynulého roka a predstavenie plánu na budúci rok.
Je fajn, keď máme takúto štruktúru porád. Horšie býva túto štruktúru porád zaviesť do praxe. Naše osobnostné vlastnosti i osobnostné vlastnosti členov tímu tomu budú výdatne brániť.
Elegantným riešením je pripraviť sa na tento „odpor ľudského faktoru“. Moderným nástrojom na popísanie silných a slabých stránok jednotlivcov i celého tímu je osobnostné profilovanie (portrétovanie) Lumina Spark.
Na „Workshope Osobnostného portrétovania Lumina Spark >>>“ sa členovia tímu zoznámia so svojimi silnými i slabými stránkami. Potom si pomenujú svoje osobnostné kvality, ktoré im budú pomáhať zaviesť efektívne porady a tiež osobnostné kvality, ktoré tomu budú brániť. A každý člen si tiež stanoví svoj akčný plán, ako prekonať prekážky pri zavedení efektívnych porád.
V praxi to vyzerá tak, že si firma najprv objedná Workshop osobnostného portrétovania Lumina Spark. Na ňom účastníci dostanú svoje osobnostné portréty, vďaka ktorým si lepšie pomenujú svoje silné a slabé stránky. Súčasne si natrénujú efektívnu komunikáciu a dávanie konštruktívnej spätnej väzby medzi sebou.
Nasleduje tréning „Ako robiť efektívne porady >>>“, na ktorom si vyskúšajú, ako robiť Ranné správy, i Týždenné porady. Každý účastník si na základe svojho osobnostného portrétu stanoví svoj akčný plán na zvýšenie efektivity porád.
Po dvoch mesiacoch nasleduje follow up školenie „Ladenie akčný plánov“, na ktorom sa hodnotí, ako sa tímu podarilo zaviesť efektívne porady a tiež sa prijímajú opatrenia na ďalšie zvýšenie efektivity porád.
Uvažujete o zvýšení efektivity vašich porád? Príďte sa inšpirovať na workshop Úvod do osobnostného portrétovania >>>, ktorý sa koná v Bratislave v stredu 23.10., v Košiciach vo štvrtok 24.10., a v Prahe v utorok 29.10. (Školenie a pracovné listy sú v češtine.)
Alebo ma pozvite k sebe na kávu – porozprávame sa, ako vám viem pri zefektívnení porád pomôcť.
Prajem Vám úspešný deň.
S pozdravom,
RNDr. Alexander Birčák
Manažérsky poradca a certifikovaný lektor Lumina Learning.
Zanechaj komentár